福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年11月)

 

先日、コンサルティング先で

ガントチャート式経営計画を

使った社内会議を初めて実施

してもらいました。

 

 

これまでの社内会議は

売上や粗利などの実績数字を見て

次はこうしようと口頭で終わっている

ようでした。

 

折角いいアイデアが出ていたようでしたが、

役割分担や具体的なスケジュールまで

落とし込んでいないので、

結果、日常業務に忙殺されて、

進んでいないようでした。

 

 

その状況をお伺いし、今回は、

経営者・管理職５名程度で

ガントチャート式経営計画を使って、

今後の行動を洗い出していきました。

 

 

ガントチャート式経営計画では

紙とペンと、付箋を使って、

取り組むべきテーマについて、

行動や担当者を具体化していきます。

 

 

これまで経営者が掲げたテーマも

社員の行動に落とし込まれていなかったようで、

今まで、伝えても行動できていなかった理由が

分かったとのお話しを頂きました。

 

 

 

大体１時間の社内会議で３ヶ月分の

行動計画が見えてきました。

 

 

これを最低でも

 

・半月に１回、進捗の確認

・月に１回、進捗の確認と新たな計画の作成

 

をしていくと、取り組むべきテーマが

完了していきます。

 

 

行動できないのは、「時間ない」

ということあるかも知れませんが、

実は、行動できるまで具体化できていないと

面もあるのです。

 

 

ガントチャート式経営計画では、

行動を「具体化」「見える化」することで

実行力を高めていきます。

 

当社でおこなっている

５Ｗ１Ｈ徹底活用研修

 

 

報告・連絡・相談の５Ｗ１Ｈ

だけでなく、

 

仕事全般における５Ｗ１Ｈ

について学んでもらいます。

 

 

その研修の中で

仕事を依頼するときには

 

・依頼する背景・目的

 

・仕事のゴール

 

をしっかり伝える

 

ということをお話ししています。

 

 

５Ｗ１Ｈでいうと

 

・依頼する背景・目的（ＷＨＹ）  

    (なぜその仕事をする必要があるのか？)

 

・仕事のゴール（ＷＨＡＴ）

　（その仕事をどこまでおこなうか合格レベル）

 

にあたります。

 

 

時間がないときには、ついつい

 

・やってほしいこと（ＨＯＷ）

 

だけ伝えてしまいがちですが、

依頼を受ける方からすれば、

 

 

・依頼する背景・目的（ＷＨＹ）

 

・仕事のゴール（ＷＨＡＴ）

 

がないと、腹落ちししませんし、

その仕事をどの水準までやるべきかが

見えないのです。

 

 

 

これを実践して頂いた管理職の方から

今までは、部下に対して

 

・やってほしいこと（ＨＯＷ）

 

しか伝えていなかったけれども、

 

・依頼する背景・目的（ＷＨＹ）

 

を伝える事で、同じ方向性・想い・熱量になり

 

・仕事のゴール（ＷＨＡＴ）

 

を伝える事で、こちらが期待した成果を

部下がやってもらえるようになった

 

とお話し頂きました。

 

 

仕事において、依頼する背景とゴールを伝えることは

発信者の発信力が高まるだけではなく、

受信者の受信力・仕事力も高まるのです。

 

 

 

5W1Hというシンプルな考え方を

ちゃんと活用すれば、社内のコミュニケーションは

ずいぶんと変わるのです。

 

 

ご自身そしてチームのメンバーの仕事力をアップさせたい方は

以下の書籍が参考になると思います。

 

 

 

経営に関する本で出てくる

「顧客提供価値」

※その他、顧客価値、提供価値や提供する価値など色々な言い方があります

 

顧客提供価値（顧客価値）とは、字面の通り、

 

自社が、お客さまに、どんな「価値」を提供しているのか？

 

を説明したものです。 

 

 

お客さまは、その価値に対してお金を払っているわけなので当然の考え方なのですが、自社に当てはめると、「どんな価値を提供しているのか？」と考えること自体、非常に捉えにくかったり、難しかったりします。

 

 

そこで、顧客提供価値を分かりやすくする例として、アメリカの経営学者セオドア・レビットが「マーケティング発想法」で紹介した

 

「お客さまはドリルではなく、穴が欲しい」

 

というものがあります。

 

すなわち

 

ドリル：商品

穴：顧客提供価値（顧客価値）、便益（ベネフィット）

 

なのであり、お客さまは穴を得られたら、実現手段は、ドリルでなくてもよいというものです。

 

そこで、ドリルメーカーの顧客提供価値は、期待した寸法通りの「穴」を提供しているということが考えることができます。

 

 

 

しかし、この例え話は理解できつつも、多くの中小企業では、「当社は、現状〇〇という商品を提供しているだけだし・・・」と顧客提供価値というところまで考えにくいケースが多々見られます。

 

顧客提供価値（顧客価値）の検討は、抽象的なテーマです。

 

そのため、自社にとってこれだ！と思う顧客提供価値が思いつかない場合

 

「そもそも顧客提供価値を考えることにどんな意味があるの？」

 

 

と疑問に思う経営者、社員の方もいらっしゃいます。

  

 

実は私自身もそう思うときがありました。

 

そして、顧客提供価値を考えれば考えるほど、無理矢理に考えた、また抽象度が高い故、自社以外でも使えそうな顧客提供価値になってしまうことすらあります。

 

そこで、顧客提供価値の検討において、気をつけないといけない面が２つあります。

 

それは、

 

(1)競合の視点が抜けていないか？（競合も同じ顧客提供価値ではないか？）

(2)顧客が望まない、メリットの薄い押しつけの価値になっていないか？

 

ということを意識して、顧客提供価値を考えるのです。

 

この２点の検討が抜けた、顧客提供価値は、無理矢理感・押しつけ感が強いものになってしまいます。

 

 

先日、

「付箋を活用した、思考力アップ」

の講師を担当しました。

 

 

付箋というと、

・忘れないようにメモをする

・すぐ見つかるように目印をする

・誰かにメッセージを書く

という使い方をされると思います。

 

 

そこにもう一つ、

自分の頭を整理する、構想を練る

ために付箋を使うのです。

 

 

実は、複数の人でおこなう

ファシリテーションでは

付箋を使って、

メンバーの意見を整理したり

いろんな意見をもとに構想を練ったり

します。

 

 

それを一人で頭の中で考えずに

付箋に書き出し、整理をしていくのです。

 

 

自分の頭の整理、できている

と思っていても、いざ話すと、

まとまっていないことがあります。

 

 

それを付箋を使って、

自分の意見をまとめるのです。

 

 

セミナー参加者からは、

「自分の考えをまとめるのに

付箋を使うと、これまで

レベルが上がるのかとビックリした」

「部下にも教えたい使い方だった」

との意見を頂きました。

 

 

もちろん、この付箋の使い方

書類を作成したりするときにも

有効です。

 

 

すぐにパソコンに向かうのではなく、

付箋で構成などを考えた後、

パソコンで作業する。

 

 

面倒くさいかも知れませんが、

急がば回れで、結果的によい資料

ができるのです。

 

 

付箋で頭の整理整頓、是非やってみてください。

 

現在、複数のクライアント様の

管理職・社員の方に「分ける」という

ことを意識して日々の業務をおこなって

もらっています。

 

 

教育の現場では

 

「分かる」（理解すること）

　は

「分ける」（分解・分類すること）

 

とも言われます。

 

例えば、社員の方なら

・報告・連絡・相談で「分けて」説明する

・今週の仕事の段取りを「分けて」計画する

・議事録・企画書作成で、必要項目を「分けて」作成する

 

 

例えば、管理職の方なら

・部下に仕事をお願いするときに

　部下のレベル合わせて「分けて」指示する

・売上が上がらない要因を「分けて」考える

・新規プロジェクトの計画をステップを「分けて」考える

 

 

これまで様々な中小企業の人材育成

に関わってきましたが、

能力の高い社員・管理職の方は

意識してもしくは、無意識に

「分ける」ということを

自然に行えています。

 

 

一方で、十分に考え切れていない人は

「分ける」という作業が

苦手かほとんど意識していません。

 

 

社員研修・管理職研修で、

お伝えする知識・スキルは違いますが、

どれも分けられている、すなわち

分解・分類されているものです。

 

 

 

それを時には活用しつつ、時には鵜呑みにせず

最終的には、目の前の出来事・状況を見て

自分で「分ける」スキルを身に付けることが

重要だと考えています。

 

 

 

 

 

「見える化」という言葉

ご存じでしょうか？

 

 

「見える化」という表現は

トヨタ自動車による業務の改善活動

で出た言葉で、可視化とも言われます。

 

「見える化」とは、

・会社の実績・進捗状況や

・社員の頭の中に入っていること

を見えるようにする考え方で、

問題が発生したらすぐに解決に

結びつける取り組みです。

 

例えば、

・自分や社員の仕事内容を書き出して見える化したり

・売上だけしか分からなかった数字の内容を見える化したり

・在庫などどこになにがあるかを見える化したり

するなど、です。

 

業種問わず、様々会社にお伺いすると

経営計画・事業計画・年間計画を作成

されている会社があります。

 

 

それらの計画書の中には今年の売上のほか

何年後の自社の売上・利益計画など

数字の見える化されています。

 

しかしながら、その数字をどうやって

達成していくのかという行動計画が

例えば、

・新規開拓をする

・コストダウンを図る

など方針止まりで、行動の見える化ができていません。

 

 

そこで、経営計画の見える化として

ガントチャート式経営計画を

オススメしています。

 

 

目標とした、売上・利益などの数字を

達成するために、何をどう行うべきかという

ことを見えるようにしていきます。

 

 

ガントチャートは通常、

Excelや専用ソフトを使うケースが多いですが、

当社ではパソコンなどは使わず

紙とペンとそして付箋で、

社長単独でもしくはみんなで

考えていきます。

 

綺麗な計画書を作るというよりも、

誰が何をやるべきか、どういうステップで

おこなうべきかを見える化するほうが重要なのです。

 

 

 

具体的に書けば、その後の行動が

スムーズに写すことが出来ます。

 

 

数値目標だけで、行動出来ない方は

ガントチャート式経営計画をオススメします。

 

 

 

「組織は戦略に従う」

 

「戦略は組織に従う」

 

などの著名な経営学者の

言葉があります。

 

「組織は戦略に従う」

はアルフレッド・チャンドラーが

提唱した考え方で、取り得るべき戦略に応じて

組織を変化させるべきという考え方。

 

 

「戦略は組織に従う」

はイゴール・アンゾフが

提唱した考え方で、組織の実態（能力）に応じて

戦略を変化させるべきという考え方。

 

 

中小企業だと、どちらが

フィットするのでしょうか？

 

 

近年の人手不足の状況であれば

「戦略は組織に従う」

ということが、まずは考えやすい

と思います。

 

 

人員数・人材の能力を踏まえて

できる範囲で戦略を考えていくのです。

 

 

しかし、そればかりでは

会社は成長しません。

 

「組織は戦略に従う」

という視点を持ちながら、

会社を成長させるには

 

・どういう人材が必要か？

 

そして、そのためには

・どういう人材育成が必要か？

 

を考えていくのです。

 

 

経営者は常に、

 

 

「組織は戦略に従う」

 

「戦略は組織に従う」

 

を念頭に置きつつ、

 

組織と戦略を行ったり来たりしながら

自分のビジョンとその実現方法を

考えることが大切だと思います。

 

経営計画書や経営改善計画書の

ご支援の中で一番、重要視されるのが

数値計画。

 

 

提出先が金融機関という場合が多いので、

　・売上利益計画

　・返済計画

　・資金繰り計画

といった数値計画が

検討においても時間を割き、

出来上がった資料の枚数も多くなります。

 

 

しかし、実際はその数字を

どうやって達成するかという

行動計画が重要なのですが、

検討する時間が足らず、

大きな方向性やすぐに数値の効果が

表れるものだけになりがちです。

 

 

そうして、進捗確認やフォローアップしても

その計画がうまくいかないこともあります。

 

 

そこには、数値計画を達成するだけの

行動計画が具体的になっていないから

という側面があります。

 

 

経営計画書には、

様々なフォ－マットが

あります。

 

１　現状分析中心の計画

２　数値計画中心の計画

３　行動計画中心の計画

 

 

ついつい１から検討に入るので

１、２で力尽き３が中途半端に

なってしまうのです。

 

また、２の数値計画中心の計画が

経営計画と思っていらっしゃる方も

少なくはありません。

 

 

計画とは目標を達成するためのもの。

それを見て行動できないと計画ではありません。

 

 

現状分析や数値計画を見て行動計画に

移せるなら問題ありませんが、

それを見て行動できないなら

行動計画の検討が十分に必要かも知れません。

 

 

 

 

クライアント様にて

５Ｗ１Ｈ徹底活用の研修を

おこなっています。

 

 

第１日目の研修を踏まえて

日常業務で実践したことを

第２日目で振り返って

頂くようにしています。

 

 

とある社員の方は、

今まで漠然と聞いていた指示を、

５Ｗ１Ｈの視点で聞くと

・何が明確になっていて

・何が明確になっていない

を分けて話を聞くことができ、

明確になっていない点を

聞き返すようになった

との感想をいただきました。

 

 

相手の話がいつも情報量が

十分とは限りません。

 

 

そこで、自分の頭の中のタンスに、

どの情報が入って、どの情報が

入っていないのかを確認することが

情報整理と言えます。

 

 

特に仕事の場合では、

情報の受信・発信では

５Ｗ１Ｈがその基本なのです。

 

 

この５Ｗ１Ｈを皮切りに

「分ける」ということを意識して

もらうようにします。

 

 

例えば、

・時間（午前・午後）で分ける

・暫定対策・恒久対策で分ける

・機械・人・方法・材料（４Ｍ）で分ける

などです。

 

 

情報を受信・発信するときに、

頭の中の

・どのタンスを使って分けるか？

・そのタンスで十分なのか？

を考えることが仕事力をアップさせる

ポイントなのです。

 

前職時代の先輩と

久しぶりに会話している中で

 

どの職場においても

どの職位においても

 

仕事がデキる人の

要素の一つとして

 

「分解力」

 

があることが共通の

認識になりました。

 

 

仕事がデキる方は

 

・仕事の段取りでも

・口頭のコミュニケーションでも

（受信する・発信する）

・報告書や提案書などの活字でも

・スケジュールの作成でも

 

 

きちんと内容や項目が

分けて整理されているのです。

 

 

実際当社がおこなっている

幹部社員の育成でも

さまざまな会社の問題解決や

取り組むべき事について

 

 

「分解する」こと

 

 

を意識しながら

人材育成をしています。

 

 

分けることを習慣にするには

すでに分けられたものを

活用することがその一歩です。

 

 

例えば、２つに分けられた例は

 

・意見と事実

 

・目的と手段

 

・原因と結果

 

など

 

３つに分けられた例は

 

・過去・現在・未来

 

・ヒト・モノ・カネ

 

 ・ムリ・ムラ・ムダ

 

 

などです。

 

フレームワークと呼ばれるものは

世の中に多くあり、２つ、３つのほか

４つ、５つ以上に分けたものなどもあります。

 

このように、すでに分けられたものを

活用しながら日々の仕事を進めていく一方で

目の前の出来事やこれから取り組むことを

「自分なりに」分けてみるという訓練を繰り返す

ことをオススメしています。

 

 

この分解することを習慣にすることが

日頃の仕事の進め方や

円滑なコミュニケーションの

レベルアップに繋がっていくのです。

 

 

特に日常現場であると、仕事の段取りがよい方は

必ずやるべき事を細かく分けています。

 

「段取りをちゃんと考えてよ」

といっても大雑把な人には伝わりません。

 

例えば、「自分が行動できるまで、

行動を細かくステップを分けてみて」

など「分ける」ことを意識させるのも

1つの考えです。

 

もちろん段取りに限らず、報連相、報告書作成

などにも「分ける」は使えます。

 

 

「分ける」ことに関心がある方は以下の書籍が参考になると思います。

 

クライアント様にて、

中長期のビジョンを

お話しすることがあります。

 

 

例えば、５年後に

・売上をどのくらいまで伸ばしたいのか？

・新商品をいくつ出したいのか？

・新規事業を何をしたいのか？

といったことです。

 

 

その時に合わせて、５年後の

組織図を考えてもらうことがあります。

 

 

５年経てば、

社長自身５歳、年をとるだけでなく、

社員の方も５歳、年をとります。

 

 

その時にどういう組織

にしておきたいのか？を考えることで、

そのビジョンがよりリアルになるだけでなく、

そのビジョンに向けた、複数年の取り組みも

明確になります。

 

 

先日もとあるクライアント様の

社長に５年後の組織のイメージを

考えてもらい、そのための人事の

見直しや取り組むべき育成プラン

を考えてもらいました。

 

 

５年後、会社のビジョンを考える中で、

どういう組織図になるのかということを

を考えることは、その組織図に至るための

内部固めの道筋を考えることになるのです。