福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年7月)

クライアント様にて

「５Ｗ１Ｈ研修」を

課長を対象におこなって

おります。

５Ｗ１Ｈは、実は

報連相の時以外にも

活用できるツールです。

ただし、報告時とは

少し異なり、５Ｗ１Ｈ研修では

「ゴール思考」

を学んでもらいます。

・仕事のゴール（到着地点）は何か？

・ゴールに到達するために

どういう情報・手順が必要か？

などが見えてきます。

研修を受けながら、とある課長からは

「自分の指示のゴールが曖昧だから、

過剰品質の報告書が出てきたり、

その逆に、内容が薄い報告書が

出てくるのか・・・」と

反省していらっしゃいました。

指示を出す発信者と、

指示を受ける受信者が

ゴールが共有できていない

ということがよくあります。

そうなると、成果も

発信者が期待と外れたものに

なりかねません。

だからこそ、発信者が

ゴールをしっかり見せる

ということが大事だと思います。

まさに、発信者が期待する的の

場所が分からないのに

受信者がそれを探り探り的を射る

といった状態です。

タイムマネジメント、働き方改革、

生産性向上などが叫ばれている中、

仕事のゴールを共有することが

重要なのです。

当社では、クライアント様と

共同で今後の

・経営戦略の検討

・経営計画の作成

のお手伝いをしています。

「会社をどのようにしていきたいのか？」

という経営者や次世代リーダーの考えを

整理しながら、

・時間軸

・目標

を整理していきます。

ホワイトボードを使いながら

それをまとめていくと、

大きな部分で共有できていきます。

そのあと、

５Ｗ１Ｈの視点を活かしながら

工程表に落とし込んでいくと、

各々思いのズレが出てきます。

総論賛成各論反対

とまではいきませんが、

よく見受けられる光景です。

工程表に落とし込んでいくと

より現実的・具体的になり、

お互いの認識のズレが

明確になり、そして共有できます。

経営戦略という大きな方向性

経営計画という数値計画

は当然重要ですが、

その大きな方向性と数値

を実現させる工程表も重要なのです。

当社では、経営計画を

数値計画も踏まえた

「ガントチャート式経営計画」

と呼ぶ、当社独自の工程表で

計画作りをお手伝いしています。

会社の行動計画である

アクションプラン。

アクションプランなので、

具体的な行動まで展開する

ことが重要です。

そこでオススメなのが、

５Ｗ１Ｈ。

報連相などで登場する

ものです。

アクションプランにおいても

５Ｗ１Ｈは基本的な考えに

なります。

・いつ（when）

・誰が(who)

・何のために(why)

・何を(what)

・どこで（where）

・どうする(how)

です。

・何を(what)は

「そのアクションのゴール」

と置き換えることもあります。

基本的にこの５つで

アクションプランを考えながら

もちろんこれ以外の要素、

例えば、販売金額の目標に使う、

いくら（how much）なども

時には盛り込みます。

この視点で考えながら、

ガントチャート式経営計画

に盛り込んでいくと、

単なるスローガンに終わらない

具体的な行動計画が策定できます。

クライアント様や

セミナーでご紹介する

ガントチャート式経営計画。

とある製造業のクライアント様にて

年間の行動計画をガントチャート式

経営計画で策定・運用しています。

以前は、

経営計画の項目出し

程度だったそうです。

そうすると、

達成できないことも

多く毎年同じ項目が

出てくる状況・・・

P（plan：計画）

D（Do：実行）

C（Check：確認）

A（Action：修正）

というPDCAサイクル

で言うと、

P（plan：計画）で

止まってしまっています。

行動を具体的に出来ていないと

何をしていいのか？

どこまで終わっているのか？

どこでつまずいているのか？

が分かりません。

そこで、

ガントチャート式経営計画

取り組むテーマについて、

内容を細かくすることで、

D（Do：実行）

C（Check：確認）

A（Action：修正）

をやりやすくなります。

その企業様では、

営業・製造をはじめとして

５部門のガントチャート式経営計画

を策定してもらいました。

当社のガントチャート式経営計画は

パソコンを使わず、紙・付箋とペン

を使うので、簡単に作成でき、

修正も簡単にできます。

行動計画が具体的に策定できていない

企業にはオススメです。

「何のためにやっているか、その目的・意味を考える」

この言葉、

とあるお客さまの行動指針

の１つとして拝見したものです。

業歴が長い会社だったり

組織が大きくなったり

「昔からこうやってきたんだ」

という慣例のまま仕事を

してしまうことがよくあります。

言われたとおりにやってしまうことが

一番楽ですが、そうなると社員が成長しません。

何のためにやっているのかという

仕事１つ１つの意味を考えていくことが

その仕事の真の狙いや改善に繋がると

考えています。

まさに仕事の

●目的

と

●ゴール

を考えることにつながります。

先日の研修でも、管理職の方に

仕事の目的とゴールを考えてもらいました。

当たり前でやっていた仕事に

意味付けをすること大変だったようです。

自分なりにその仕事のその意味付け

をしないと、部下の方にも伝わりません。

「何のためにやっているか、その目的・意味を考える」

どの会社にも当てはまる

よい行動指針だと思います。

現在、クライアント様にて

とあるプロジェクトに取り組んでいます。

初めての試みなので、

メンバーも戸惑いながら

開始しました。

そこで、

プロジェクトリーダーに

お伝えしたのが

プロジェクトの

●目的

と

●ゴール

を共有すること

目的は

「なぜ、プロジェクトを発足するのか

という背景・狙い」ということ。

ゴールは

「プロジェクトチームがどこを

目指そうとしているか？」

この２つが伝わらないと

やるべき事が、深い意味で

伝わりませんし、行動も

中途半端になります。

プロジェクトチームに限らず、

上司と部下の関係においても

目的とゴールが共有されることが、

スムーズなコミュニケーションと

質の高い仕事になると考えています。

現在、とあるクライアント様のご依頼で

仕組みづくりコンサルティングを通じた

業務改善をおこなっています。

人口減少が予想されている中で、

生産性向上、働き方改革などが

求められています。

そこで、今までの業務のやり方を

見える化し、状況が変わっている

現在、そして将来を見据えて、

今の業務をどう見直すべきかを

見えるようにしていきます。

その時に、今の延長上で考えるのではなく

例えば、

・そもそもその業務をなくせないか？

・この業務量が２倍・３倍になったらどうするか？

などと少し極端に考えていくと、

改善策が出やすいことがあります。

そこに、新たな仕組みが生まれてくるのです。

とある企業では、人材採用に悩んでいらっしゃいましたが

自社の業務・仕組みを見直すことで残業時間を大きく削減でき、

現有社員で業務を行うことができました。

急ぎ足で採用活動をして、

自社に合わない社員を採用するよりも

むしろ業務効率化に時間をかけつつ、

効率化し、その中で自社にあった人材採用に

時間をかけるほうが結果として効率的になる

と考えています。

先日、とある研修会で、

アナログツール・デジタルツールの

使い分けについてお伝えする

機会がありました。

最近はデジタルツールで

文書作成・表計算・プレゼン資料

・メモなどのデスクワークが出来るように

なっています。

しかも、パソコンだけでなく

スマートフォンやタブレットで

簡単にできてしまう時代です。

「便利だから」「綺麗にまとまるから」

と言う理由でついデジタルツールを使う

ケースが多いと思います。

しかし、デジタルツールは

あくまで「まとめる道具」

だと思っております。

しっかりとアイデアを考え、整理し、

相手に伝わるようにするには、

デジタルツール機能に振り回されず、

まずは自身の思考に集中することが

重要だと考えています。

例えば、文書作成のソフトを使うと

フォントや色が気になり、編集し直すケース

があるかも知れませんが、思考が分断されて、

かえって生産性が落ちる場合があります。

そこで、

「思考する道具」としては

アナログツールが適している

と考えています。

紙とペンでしっかり

自分のアイデアをまとめていく。

特に研修会では付箋を使って

ご自身の考えをしっかり

まとめて頂きました。

そこまでまとめれば、

あとはデジタルツールで

清書するだけです。

参加者からは、実際、

「自分の考えがより深く整理できた」

「パソコンとペンの使い分けが再認識できた」

とのコメントを頂きました。

アナログツール

　と

デジタルツール。

この組み合わせが、

仕事のクオリティを高めるに

最適な組み合わせなのです。

ＳＷＯＴ分析で出てくる

「強み」。

ＳＷＯＴの要素は

Ｓが強み（Strength）

Ｗが弱み（Weakness）

Ｏが機会（Opportunity）

Ｔが脅威（Thread）

でした。

Ｓの強みでは、

会社、商品、財務、経営者、人材

などいろんな視点で強みを

出すことがあります。

この強みには

①お客さまに選ばれる理由に関係するもの

②売上・利益に直結するもの

③プラスのもの・いいこと

の３つの視点に分け直すと、

今後の方向性の検討を行いやすくなります。

前回は、

①のお客さまに選ばれる理由に関係するもの

を強化することをお伝えしました。

今回は②の売上に関してです。

選ばれる理由を創り込んでも、

お客さまに知られなければ、

その会社の売上を上がるチャンス

はありません。

もちろん、口コミや紹介で順調に

お客さまが買ってくだされば問題ありませんが、

思ったように口コミや紹介を頂けるとは限りません。

そこで、誰に、どのような形で

お客さまに選ばれる理由を知ってもらうのが

よいかを考えていきます。

その時には自社をお客さまに導く線を

設計しましょうとお伝えしています。

この導線をしっかり設計することが、

②売上・利益に直結するもの

を鍛えることにつながるのです。

ＳＷＯＴ分析で出てくる

「強み」。

ＳＷＯＴの要素は

Ｓが強み（Strength）

Ｗが弱み（Weakness）

Ｏが機会（Opportunity）

Ｔが脅威（Thread）

でした。

Ｓの強みでは、

会社、商品、財務、経営者、人材

などいろんな視点で強みを

出すことがあります。

しかし、この強みには

①お客さまに選ばれる理由に関係するもの

②売上・利益に直結するもの

③プラスのもの・いいこと

の３つの視点に分け直すと、

今後の方向性の検討を行いやすくなります。

特に業績が厳しい中小企業の

経営改善などで、「強み」を

導き出す観点においては

①お客さまに選ばれる理由に関係するもの

②売上・利益に直結するもの

を重点的に確認することが重要です。

ひょっとしたら、強みと言っても

③のものがほとんどであったり、

③の中にも、①や②の原石が

あるかも知れません。

経営改善のコンサルティングなどでは、

まず①の視点において

・誰にどんな理由で選ばれているのか？

・これからも選ばれる理由をどう創り込んで

　いくのか？

を経営者・社員の方と考えていきます。

このように強みを３つに分けることで、

企業が抱えている課題が浮き彫りになっていきます。

当社では創業から経営革新、

企業再生まで企業のターニングポイントに

おける支援を幅広く行っています。

以前、企業再生に

関わっていたときに

金融機関の担当者

から出た一言。

それは

「ＳＷＯＴ分析で強みを

どれだけ出しても、

経営再建できないのは

なぜでしょうか？」

ＳＷＯＴ分析で出てくる

「強み」。

ＳＷＯＴの要素は

Ｓが強み（Strength）

Ｗが弱み（Weakness）

Ｏが機会（Opportunity）

Ｔが脅威（Thread）

です。

その強みでは

会社、商品、財務、経営者、人材

などいろんな視点で強みを

出すことがあります。

そこから、今後の経営戦略を

導いていくわけです。

しかし、この強みを出しても

なかなか戦略ができないこと

があります。

それは、お客さまと競合が

見えていないということがあります。

「強み」を単なるよいところ

で捉えたとしても、それが

お客さまが他社ではなく自社を

選ぶ理由にならなければ、

よい戦略にはなりません。

企業再生にかかわらず、

新たな方向性を考える時は

ＳＷＯＴ分析で、

強み・弱み・機会・脅威

を出した後、改めて、

「選ばれる理由」として

考え直すことをオススメしています。

仕事をしていると、

忙しいときが必ず出てきます。

私もそういうときがあります。

あれもしないと、

これもしないと、

と思って不安だけが募る

場面があります。

そうなると、不安だけが

大きくなって仕事が手につかず

ますます不安になるという

悪循環に陥ったりします。

その時には、何をしないと

いけないかをまずは書き出す

ことをオススメしています。

まずは大きなテーマで

書き出します。

・提案資料作成

・請求書発行

・○○さんへアポイント

などなど

そこで、スッキリされる方も

いらっしゃいます。

書き出すと、

不安で思っていたことが

そう不安になることでもない

ということあります。

書き出しても

不安がなくならない場合

どうしたらいいでしょうか？

その時には大きなテーマを

作業単位で分解することを

オススメしています。

大きなテーマのようですが、

すべて作業の積み上げです。

その作業の分解が出来ないときに

不安だけが大きくなることさえ

あるかも知れません。

その時に付箋を使って

書き出して、

「見える化」そして

「細分化」

「グループ化」

すれば、もっとスムーズに

不安を解消することに

なるかも知れません。