福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年9月)

 

 

５Ｗ１Ｈ徹底活用研修では

自分たちのコミュニケーション

の在り方を５Ｗ１Ｈの視点

（Who、When、Why、Where、What、How）

で見直していきます。

 

 

忙しいと、

「あれ、やっておいて」

と、発信者側が受信者へ

おこなって欲しいことだけしか

伝えないことがよくあります。

 

 

手段だけ伝えて

目的を伝えないのですね。

 

 

さらには、その仕事の

ゴールが共有できていない

ことがあります。

 

 

仕事のゴールとは、

その仕事の到達点、

すなわち

・合格レベル

・望ましい状態

です。

 

 

受信者である部下や周りの方

にとっては、目的やゴールを

分からないままで、仕事をするのは

暗闇の中で出口を探すのようなものです。

 

 

そこで、５Ｗ１Ｈを活用して、

やって欲しいことだけでなく

その仕事の目的・ゴールを共有する。

 

 

これだけでも、仕事における

コミュニケーションが改善するのです。

 

 

先日、とある大手企業様にて

人材育成の研修を担当しました。

 

 

人材育成のポイントなどをお伝えする中で、

日常業務における５Ｗ１Ｈについて

改めてお伝えしました。

 

 

上司への報告以外の時にも

部下への指導や依頼にも

５Ｗ１Ｈは活用できます。

 

 

 

知っているけど、

使いこなさせていない

５Ｗ１Ｈ。

 

 

研修でも、参加者の方に、

体感頂きました。

 

 

 

それは、人材不足で、

余裕がない職場だと

大手企業でも中小企業でも

起こりえる状況です。

 

 

発信者である上司が忙しかったりすると

つい５Ｗ１Ｈのフレームを

忘れてしまって、部下に対して

「あれやっておいて」

というような話し方になります。

 

 

そうすると受信者である部下も

「なぜ、それをするのか？」

「どこまで、それをするのか？」

「どうやって、それをするのか？」

が分からず、仕事の成果が

上司が期待するものとは異なること

があります。

 

 

そこで、共通の言葉・理解とするために

５Ｗ１Ｈがあるのです。

 

 

知っているから使いこなす５Ｗ１Ｈ

 

 

忙しかったり、人材不足だと

目先のことで５Ｗ１Ｈがおろそかになり、

結果として、上記の様に手戻りが発生し

負のスパイラルになってしまします。

 

 

人材不足だからこそ、

効果的なコミュニケーションこそが

重要で、その根幹が５Ｗ１Ｈにある

と考えてます。

 

当社ではガントチャート式経営計画を活用して

クライアント様の経営計画を定期的に

見直しをさせて頂いております。

 

 

ビジョンや経営方針さえあれば、

社員の方が勝手に動いてくれる会社もあれば、

そうでない会社もあります。

 

 

その違いは、経営者と社員に

「あうんの呼吸」と「信頼」

による関係が出来ているかどうか

です。

 

 

そこで当社では、

経営者と社員の

「あうんの呼吸」を

合わせていくための

道具として、

 

ガントチャート式経営計画

 

を活用しています。

 

 

仕事のベーススキルである

５Ｗ１Ｈ（５Ｗ２Ｈ）

を利用しながら、

 

ＷＨＯ：誰が

ＷＨＥＮ：いつ

ＷＨＥＲＥ：どこで

ＷＨＡＴ：何をどこまで

ＨＯＷ：どのように行う

などをガントチャートで

検討していきます。

 

 

実はこのガントチャート式経営計画

を作成過程において、経営者と社員との

方針に関する認識のズレが見られます。

 

 

それをガントチャート式経営計画

を使って認識のズレを修正して

あわせていく。

 

その対話を通じながら

信頼関係もあわせて

築き上げていきます

 

方針だけでは、なかなか社員が

動いてくれない企業にとっては

ガントチャート式経営計画は

オススメの道具です。

 

 

仕組み作りコンサルティングの中で、

業務を洗い出してもらうと、

社員さんの間で確認・調整

している場面をみかけます。

 

 

製造業・小売り業・卸売業での

確認・調整の例として

 

 

・在庫がある？

・納期は大丈夫？

 

などの確認がよくあります。

 

 

しかし、この確認・調整が

頻度が多すぎると本来業務

に支障をきたすことがあります。

 

 

自分だけでなく、確認している

相手の時間が奪われているのです。

 

 

その確認・調整が多い場合は

ひょっとしたら仕組みが

足りないのかも知れません。

 

 

在庫を確認する仕組み

納期を確認する仕組み

もしくは

確認作業を最小限に抑える仕組み

などです。

 

 

コミュニケーションは

大事というのは言うまでも

ありませんが、その内容が重要です。

 

 

確認・調整のコミュニケーションが減れば、

もっと別のコミュニケーションに時間を

使えるのです。

 

５Ｗ１Ｈ徹底活用研修では、

研修の中で、

 

・今、自分がおこなっている仕事

 

・部下をはじめとして周りの人に

　お願いしている仕事

 

について、５Ｗ１Ｈで考えてもらいます。

 

 

そこで、重要なこととして

 

仕事の

　(1)目的

 

　　と

 

　(2)ゴール

 

を書き出すワークをおこないます。

 

 

(1)何のためにその仕事をやっているのか？

 

という、目的・狙い・背景だったり

 

 

(2)何を、どこまでやればいいのか？

 

という、その仕事の合格点

 

などを考えてもらいます。

 

 

指示する側は、当たり前のように

分かっているつもりですが、

いざ、言葉にしてみると難しい

ものです。

 

 

しかし、あうんの呼吸でない

関係であれば、より５Ｗ１Ｈ、

特に仕事の目的とゴールを明確に

する必要があるのです。

 

 

先日のクライアント様での研修で

とある課長の一言が印象的でした。

 

 

「外部研修の報告書を

簡単に書いておいて」

 

と課長が部下の方に指示したら、

想定外に多い報告書が出てきた

とビックリしたようでした。

 

 

このズレは、

 

・発信者である課長が目的とゴールが伝え切れていない

 

もしくは

 

・受信者である部下の方が目的とゴールを確認していない

 

という相互の問題にあるのです。

 

 

部下の方の努力は評価されるべきですが、

会社全体で見ると、ひょっとしたら、

その時間を他に使うと、よかったかも知れません。

 

 

これは氷山の一角で、このような

コミュニケーションエラーは

いくらでもあるのです。

 

 

生産性向上・業務効率化・業務改善の前に

コミュニケーションエラーをなくす

目的とゴールを意識したコミュニケーション

が重要なのです。

 

５Ｗ１Ｈ徹底活用研修をおこなうと、

「知っている程度」に過ぎなかった５Ｗ１Ｈを

参加者の多くの方が、「使いこなす」ように

なっていきます。

 

 

しかも、同じ研修を社内で受けているので

同じ知識を社内で共有することができるのです。

 

 

自分がつい忘れていたとしても、

周りが思い出させてくれる。

 

 

これはベース（土台）となる

スキルと言ってもよいかもしれません。

 

土台は、お城で言うと

石垣ですね。

 

 

中小企業の多くは、人材育成において

ＯＪＴが中心で、育成の仕組みがなかったり、

外部研修に行かせたとしても

単発で終わり、共通の知識になりません。

 

 

社員のベクトルが合っていたり、

人材のスキルが高い中小企業は

５Ｗ１Ｈに限らず、

５Ｓ活動（整理、整頓、清掃、清潔、躾）

など、その会社で働く方のベースとなる

スキルを共有しているのです。

 

 

それが、気持ちの部分にも関係すると

行動指針などのベースマインド（心）

 

 

当社では、クライアント様のご要望に

応じて、ベーススキル・ベースマインドの

両方の浸透をおこなってきました。

 

 

このベース、パソコンでいうと

ＯＳ（オペレーティングシステム）

のようなもので、そのＯＳが貧弱だったり

バラバラだったりすると、いくら優れた

プログラムを載せても活用できないことすらあるのです。

 

 

このＯＳをバージョンアップ・統一することが、

会社のベクトルを合わせる第１ステップなのです。

 

 

５Ｗ１Ｈ徹底活用研修で

お伝えする一つ、

ＷＨＹ。

 

 

ＷＨＹは

「何のため」「なぜ」

という目的を

表します。

 

 

仕事におけるＷＨＹを

しっかり理解することで、

質の高い仕事ができるよう

になります。

 

 

 

「その仕事、何のために

しているの？」と聞かれても、

すぐには出てこないことが多いのです。

 

 

そうするように

言われているから、

疑問に持たないことも

あるかも知れません。

 

 

そこで、研修ではあえて、

「何のため」

を考えてみることを

研修はお伝えしています。

 

 

 

その時の視点として

・お客さまにとって

・後工程にとって

・その他、関係する人にとって

・会社の業績にとって

・自分の効率にとって

その仕事は

「何のために」「なぜ」

「どういう意味合いで」

しているのか？

 

を考えることが

仕事のゴール（何を・どこまで）

を考える上で

重要なポイントなのです。

 

 

ガントチャート式経営計画で

経営者・経営幹部による

経営計画・事業計画の策定の

お手伝いをしています。

 

 

経営者の方は３年後、５年後の姿

というとイメージしやすいことが

多いのですが、経営幹部・次世代リーダーに

とっては、３年後、５年後の姿は

なかなかイメージ出来ない方もいらっしゃいます。

 

 

３年後・５年後の姿をイメージする

機会が少ないのかも知れません。

 

 

本人にとっては、

 

見えないゴール

 

です。

 

 

見えないゴールに取り組むことが

ことができるかが、経営者を支える

経営幹部になれるかどうかかの

分かれ目かも知れません。

 

 

 

そこで、お伝えするのが、

３年後、５年後の姿がイメージできないなら

せめて、１年後の姿はどうなっているのか

という中間ゴールを考えていきます。

 

 

これは経営計画によらず、

原価低減活動・５Ｓ活動のような

プロジェクト活動のような

取り組みなども同じです。

 

 

まず中間ゴールを設定してみて、

そこから３年後・５年後をイメージできるか？

 

もしできないなら、まず中間ゴールに向けて

走り出して、そこで何か気付けるか？

 

 

ゴール設定して、行動する。

 

 

見えないゴールの場合、

どうしていいか分からず、

活動できなくなることが多いです。

 

 

特に次世代リーダーにとっては

日常業務からの目線を上げるという

という意味では大きな試練です。

 

 

見えないゴールに取り組むことが

実は、経営者を支える経営幹部育成に

繋がるのです。

 

 

 

 

コンサルティングや研修に

入らせて頂く前に

「人材が育たない」とのお悩みを

お伺いすることがあります。

 

 

・部下が思ったように育っていない

 

・教えたことしかしない・できない

 

・本当に分かっているのか、理解できない

 

 

などです。

 

 

 

一方、若手の方に聞くと

 

 

・どうやったら経営者・上司から褒められるのか分からない

 

 

など、若手の方の苦労も垣間見ることがあります。

 

 

 

そこには、あるギャップはどんなところでしょうか？

 

 

 

その一つとして、１年後の部下の姿が

共有できていないことがあります。

 

 

つまりゴールなきまま、日々業務を

しているイメージです。

 

 

そうなると、若手からすれば、

経営者・上司の自分に対する

期待値が分からず、モチベーションが

上がらないこともあるかも知れません。

 

 

 

仮にゴールがあったとしても、

そのゴールに向かうステップが

分からなければ、戸惑うばかりです。

 

 

 

・部下の１年後の姿を

働いている風景や会話など

しっかりイメージにして

それを部下と共有する。

 

 

・そして、その姿になるための

ステップも共有する

 

このゴール設定とその道筋を

明確にして共有することが重要なのです。

 

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

「仕組み作りのコンサルティング」

をおこなっています。

 

その前提として経営者の方と

組織運営には、「思い」と「仕組み」

が必要という考えを共有して進めています。

 

 

一つは「思い」

 

経営者と社員の方の思いが

共通であったり、お互いの思いを

尊重できる関係にあること。

 

 

その為に、お互いの思いを

言い合える場が必要になります。

 

 

もう一つは「仕組み」

 

「思い」があっても、

効率的でなかったり

社員の方が戸惑うようでは

利益が出る会社にはなりません。

 

 

この両輪があってこそ、

よい組織になっていくと思うのです。

 

 

仕組みができれば、思いを言い合える

時間が取ることが出来ますし、

 

思いが共通なら、仕組みに対する

理解も進みやすいのです。

 

 

この両輪こそが

家業のいいところを残しながら

企業へと変わっていく

ポイントなのです。