福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2019年6月)

 

現在、いろんなクライアント様にて

業務改善のお手伝いをしております。

 

 

その会社の業務の仕方は、ある意味

その会社の歴史とも言えます。

 

 

・あの仕事が入ってきたから、

今こうやって社内の業務を進めている。

 

・あの失敗があり、お客様からお叱りを

受けたので、今こんな検査をおこなっている。

 

 

といったように、会社の成長やお付き合いした

お客様によって仕事の流れが決まってきました。

 

 

しかし、そのような歴史が積み重なって、

業務がごちゃごちゃになっていることもあります。

 

 

それを見直すのが、業務改善であり、

新しい業務フローを見直すということです。

 

 

その時に大事な視点が

「そもそも」という本質的な狙い

を踏まえた上で、

「何のために」

「誰のために」

にその業務をおこなっているかという

確認をしていきます。

 

 

そうすると、昔は重要だったものの、

現在ではそれほど重要でなくなったこと

もあります。

 

 

そういうことを踏まえて、

「本来」どうあるべきか？

を考えていくのです。

 

 

例えば、帳票の様式や集計表なども

同じく、そもそも何のために存在しているのか？

それを作るだけでなく、どう活用して、

それを見てどう動くべきかについても考えていく

必要があるのです。

 

 

業務だけでなく、社内の書類も同じように

見直していくことが重要なのです。

 

 

最近では、働き方改革という中で、

業務改善が求められています。

 

今の社内業務や社内の書類を

「そもそも」「何のため」「誰のため」

などで見直して見ましょう。

 

 

 

クライアント様にて業務改善などの

取り組みのお手伝いをすることがあります。

 

 

例えば、製造業の場合、

・受注

・製造

・出荷

という基本的な流れにおいて、

１つのルートで実施されているのではなく、

いろいろなパターンや組み合わせで

おこなわれています。

 

 

そのうち、絡まった糸のように

複雑な状態になっていきます。

 

 

そこで大事なことは、ものごとを

分解して考えるということです。

 

すなわち、「分ける」ということです。

 

例えば、

 

・業務の大まかな流れだと、場合（パターン）に分ける

・業務の細かい流れだと、手順（ステップ）に分ける

 

 

ごちゃごちゃに考えていては、いつまで経っても

問題を引き起こす原因や、その改善策は見当たりません。

 

 

そこで、「分ける」ということを意識して、

問題に向きあうだけでも、解決の糸口は見つかるのです。

 

 

「分ける」ことを突き詰めた後、全体を「統合」したり、

改善策のアイデアを「発想」したりすることができるのです。

 

 

仕事で行き詰まりを感じている方は、一旦目の前の

ものごとを「分ける」ところから始めて見ませんか？

 

この「分ける」を意識するだけで、仕事の段取りや手順が

大きく変わっていきます。

 

「分ける」仕事術に関心がある方は、以下のコラムが

参考になるかも知れません。

 

 

複数のクライアント企業で、業務改善の取り組みを

おこなっています。

 

今の業務の状況を見える化しながら

現状を把握しています。

 

現状の業務の仕方は、過去の歴史の積み重ねです。

 

過去に

・お客様の要望に対応しようとしたら

・社長や役員から言われたから

・以前、トラブルがあって改善したから

・ミスを少なく、短時間でできるようにしたから

といった何らかの背景で成り立っています。

 

しかし、そういったことがある意味

「つぎはぎ」だらけになっているのも事実です。

 

 

その結果、

・その業務にかかる人手や時間が減らない

・間違いやミスが多発する

・今となっては無駄な作業が発生する

などの良くない面が残っているのも事実です。

 

 

そこで業務改善の取り組みをおこなうと

一生懸命に業務している社員さんの側は

・今までこれでやっているから

・今のやり方でそれほど困っていないから

・過去に誰かにそう言われたから

という現状維持に向いてしまい、業務改善の意識が

芽生えないことがあります。

 

 

それは、社員さんの問題と言うよりも

過去の歴史の積み重ねを大切にしているからです。

 

 

そこで、その取り組みでは、その積み重ねで

つぎはぎになったものを整えることをお伝えしています。

 

 

変化する環境に合わせて会社で新しいことをやろうとすると、

ある程度、時間的余裕がないと実現できません。

その為に、業務改善の取り組みは重要なのです。

 

 

そこで、社員の方に持ってもらいたい視点として

・その業務は、そもそも何のため、誰のためにやっているのか？

ということをお伝えしています。

 

 

その時に「そもそも」「本来」という

前置き言葉をつけて考えてみると

現状維持の考え方から抜け出しやすくなります。

 

 

何かを変えることは大変ですが、現状維持の考え方は

私を含め多くの方が持っているため、意識して

思考を変えることが、将来の経営を担う管理職や次世代リーダー

にとって重要です。

 

 

 

ピーターの法則とは、

 

「自己の能力の限界に達するといずれ人は無能になるという法則」

 

です。

 

考案者は、ローレンス・J・ピーターで、

その著書「The Peter Principle」

で提唱されたものです。

 

 

例えば、

 

営業成績が優秀な方が、

営業課長になり、営業部長になり

事業部長になっていく過程で、

本来、評価されていた営業力から

マネジメント力が求められ、

そして、

戦略立案力や計数管理力など

幅広い知識・スキルそして

経営幹部としてのマインドが求められます。

 

 

ピーターの法則とは、その

知識・スキルそしてマインドが身に付かず、

無能状態に陥るとしています。

 

 

当社のメインである、中小企業の

経営幹部・管理職の育成の中でも、

ピーターの法則にならないように、

現職の経営幹部・管理職や次世代リーダー

の育成をおこなっています。

 

 

その中で改めて感じるのが、

ポジションが上がるということは、

今までやってきたことが活かされにくい

場面も多分にあると言うことです。

 

 

例えて言うなら、

今までやっていたスポーツやゲームから

全くルールの異なるスポーツやゲームに

チャレンジすることに近いかも知れません。

 

柔道で優秀だった方が、

水泳でも力を発揮できるか？

そして、将棋でも力を発揮できるか？

 

 

 

 

ピーターの法則を打ち破るには、

ポジションが変わったステージで

どうルールが変わってそのルールで勝てるように

どれだけ自分を変えられるかだ大切だと考えています。

 

 

 

中小企業の経営幹部・管理職育成で

部下との関わり方についてご相談を受けること

があります。

 

 

そこで、参考になるのが、経営学で有名な

ハーバードビジネススクールの

テレサ・Ｍ・アマビール教授の研究です。

その研究では、「小さな一歩が重要だ」

と明らかにしています。

 

アマビール教授は、人々が仕事において

高い「やる気」を示し、もっとも創造的かつ

生産的で幸福にになれるのは、

「有意義な仕事において、小さくてもよいので

進歩（前進）を実現できている状態」

であると述べています。

 

 

つまり、小さな一歩（小さな進捗）を実現し、

それが認められている状態が大切なのです。

 

 

中には、小さな一歩を部下本人が認識し

自分でその成果を認め、モチベーションを

上げる部下もいらっしゃれば、上司から

成果を認められ、モチベーションを上げる

部下もいらっしゃいます。

 

 

是非、部下の仕事の小さな一歩をしっかり

見て上げることを意識しましょう。

 

 

 

 

選ばれる理由コンサルティングをしている中で、

他社でなく、自社が選ばれる理由をクライアント

企業と一緒になって考えています。

 

 

なぜなら、お客様に選ばれないと、売上は上がらない

という、当たり前な原則があるからです。

 

 

一方で経営改善計画や事業計画では

ＳＷＯＴ分析では「強み」を導きます。

 

 

戦略を検討するというのが通常のプロセスですが、

改めて、その検討した戦略で

「他社でなく、自社が選ばれる理由になっている」

ことを検証することが大切です。

 

 

その上で、次のステップが、その選ばれる理由に

どれくらいの人・企業が賛同・共感して買って頂けるか

ということを検討することが重要です。

 

 

選ばれる理由に賛同・共感する方の数が多ければ、

その企業の売上は上がるでしょうし、逆に

選ばれる理由に賛同・共感する方の数が少ないなら、

売上はそこそこにとどまってしまいます。

 

 

 

もちろん、企業が選ばれる理由は１つとは限りません。

利益獲得どころか、固定費が回収できないならば、

選ばれる理由を新たに作り込むという姿勢が重要です。

 

 

 

それが新規顧客獲得だったり、新分野進出にも繋がります。

 

 

ＳＷＯＴ分析などで経営戦略を検討したとしても

その企業がどれだけ

「選ばれる理由の数」と

「それに共感しているお客様の数」

を持っているかによって、売上の規模

は変わってきます。

 

 

もちろんその時には、選ばれる理由を知ってもらうための

工夫も合わせて必要だと思います。

 

この話に関心を持たれた方は、以下のコラムも参考になると思います。