ちゃんと目的・情報共有できている？ガントチャート式経営計画を複数メンバーで進捗管理するコツ

経営計画やプロジェクトのスケジュール管理・進捗管理のためにガントチャートを作成しても、

・スケジュールや作業にミスが多発した

・作成したけれども、結局、使わずじまいだった

ということはよくあります。

その原因としては、

・ガントチャートをしっかり作り込めなかった

・ガントチャートを作っただけで終わってしまった

などが挙げられます。

ガントチャートを正しく作り、活用すれば、

「今」、「誰が」、「何をしているべきなのか」を把握しやすくなります。

その結果、プロジェクトの管理もスムーズに進むでしょう。

そこで今回は、ガントチャートを複数のメンバーで管理する際に知っておきたいコツをご紹介します。

まずは、ガントチャート式経営計画で管理する目標（ゴール・目的地）をメンバーで共有することが大切です。

例えば、

「顧客満足度の高い新商品を開発する！」

といった、ざっくりとした目標になっていませんか？

これだと、メンバーそれぞれ思い描く理想像が違ってくるので、イメージを共有しにくくなるのです。

そのため、目標（ゴール・目的地）を設定する際には、より具体的なほうが効果があると言われています。

「でも、どうやって目的を具体化したらいいの？」

と思われる方もいるでしょう。

目標の設定には、「SMART（スマート）の法則」が有効です。

「SMART」とは、

①Specific　具体的な

②Measurable　測定可能な

③Achievable　達成可能な

④Related　経営目標に関連した

⑤Time-bound　時間制約がある

の頭文字を取ったものです。

以上の内容に沿って目標を考えると、より具体的にすることができます。

先ほどの例であれば、

「販売から○ヶ月後までに、売上○○○円を超える20代女性向けアプリを6ヶ月で開発する」

といったふうに、「SMART（スマート）の法則」を活用して、

数字や具体的なターゲット像を入れて具体化していきましょう。

 こうすることによって、メンバー間で目的意識を共有できるので、モチベーションのアップにも繋がります。

「マサカリってなんのこと？」

と疑問に感じる方も多いかもしれません。

ここで言うマサカリは、斧状の刃物のことではありません。

「マサカリを投げる」とは、ITの現場やプレゼンなどで「良くないところを指摘する」行為を指します。

その商品をより良くするためのミーティング時には、マサカリも有効でしょう。

しかし、ガントチャート式経営計画の作成において、アイディアや作業の案を出しているときにマサカリを投げてしまうと、

意見が出にくくなってしまいます。

その結果、

・作業に抜けが出た

・新規性の無いプロジェクトになってしまった

ということも起こり得ます。

そのため、アイディアを出す際にはマサカリを投げずに、

・意見の質よりも量

・間違ってもいいから言っておこう

といった環境を作ることが大切です。

なお、

「人前だと自分の意見を発表しにくい」

と感じるメンバーがいるのであれば、ペンと付箋を用意し、それに付箋に書く形でアイディア出しを行うことも有効です。

5分や10分と時間を決めて書いてもらい、その後ホワイトボードに付箋を貼り出して、意見を吟味していくと良いでしょう。

ガントチャート式経営計画を作成した後で、「結局使わなくなってしまった」ということはよくあります。

その上で、しっかりスケジュール管理ができるのであれば良いのですが、そうでない場合は、メンバーがガントチャート式経営計画をチェックする習慣を作ることが大切です。

そのため、大きめの紙にガントチャート式経営計画を書き出し、作成したコピーを社内の壁に貼っておくことのも手段の一つです。当社ではそれをオススメしています。

その際、プロジェクトメンバーの名前の横に日付と「□」を書いておき、ガントチャートを確認した人はチェックしてもらうようにするのも良いでしょう。

例えば、1週間に1回や2週間に1回でも、チェックすることが重要です。

スケジュール通りにスムーズに進んでいる作業や完了した作業に対して、ペンで色をつけていくのも有効です。

こうすることによって、誰のどの作業がスムーズに進んでいるのか、又はどこが滞っているのか、を一目で確認しやすくなります。

あまり順調に進んでいない担当者や作業については、なるべく早い段階でヒアリングをし、改善に繋げていくことをオススメします。

先ほどの節にも書きましたが、ガントチャート式経営計画で滞りのある作業は、「どうしてスムーズに進んでいないのか」を見直すことが大切です。

「PDCAサイクル」を、ガントチャート式経営計画でも回しましょう。

「PDCA」とは、

Plan　計画

Do　実行

Check　評価

Action　改善

の頭文字を取ったもので、そのまま「ピーディーシーエー」と読みます。

作業がスムーズに進まなかった理由として、

・元々の見積もり時間が間違っていた

・外部的な要因（取引先からの納品が遅れた、など）

などが挙げられるでしょう。

そうして理由を明らかにしたあとは、今度はそうならないように「Plan　計画」を練っていきます。

その後、実行、評価、改善を行い、作業がより良くスムーズになるよう促します。

「PDCAサイクルはどのくらいの頻度で回すのが良いの？」

とお思いの方もいるでしょう。

プロジェクトにより様々ですが、まずは1週間を目安にPDCAサイクルを回し、その後、頻度を増やすか減らすか考えていくことをオススメします。

また、時間に余裕があれば「なぜこの作業はスムーズに進んだのか？」と、ポジティブな面でもPDCAサイクルを回していくと良いでしょう。

今回はガントチャート式経営計画を複数のメンバーで管理する際のコツをご紹介しました。

メンバーが増えるほど、プロジェクトの管理は複雑になっていきます。

そのため、ガントチャート式経営計画を今回のコツを踏まえて作成・管理すれば、スムーズに進めやすくなるでしょう。

この機会に、ガントチャート式経営計画による進捗管理を始めてみてはいかがでしょうか。

当社ではガントチャート式経営計画に関するセミナー（講師派遣型）や個別コンサルティングをおこなっています。